Trygg styring av virksomhetens informasjon
Fra kontroll og etterlevelse til utvikling og verdiskaping
Se hvordan Iconfirm kan hjelpe deg!
Manglende kontroll på informasjon er både en forretningsrisiko og en barriere for utvikling.
Iconfirm gir ledelsen oversikt og styring på tvers av personvern, informasjonssikkerhet, arkiv og datadeling – slik at informasjon kan brukes trygt i praksis.
Hvorfor dette angår ledelsen
Dette er et lederansvar – uansett sektor
Informasjon er blitt en av virksomhetens mest kritiske ressurser. Samtidig er den en av de største risikofaktorene.
Når data er spredt på mange systemer, fagmiljøer og leverandører, blir styring vanskelig. Etterlevelse fragmentert. Og utvikling stopper opp.
Uten oversikt:
-
øker operasjonell risiko
-
blir ansvar uklart
-
forblir eksisterende kunnskap uutnyttet
Dette gjelder både virksomheter som leverer tjenester til innbyggere, og virksomheter som konkurrerer i markedet.
Problemet er det samme: manglende styring av informasjon.
Hva Iconfirm gjør
Én struktur for trygg styring av informasjon
Iconfirm samler styringen av virksomhetens informasjon i én helhetlig løsning.
Vi gir oversikt over:
-
hvilke data virksomheten har
-
hvor data behandles og av hvem
-
hvorfor de brukes og hvor lenge de lagres
-
hvordan de sikres, deles og følges opp
Slik blir personvern, informasjonssikkerhet, arkiv og datadeling en del av samme styringsmodell.
Ikke som rapportering i etterkant – men som styring i drift.
Fra kontroll til verdiskaping
Kontroll og struktur gjør informasjon mulig å bruke
Trygg styring krever struktur.
Struktur gjør informasjon tilgjengelig for riktige roller.
Tilgjengelig informasjon gir grunnlag for bedre beslutninger, mer effektiv drift og videre utvikling.
Iconfirm gjør det mulig å:
-
redusere risiko uten å stoppe fremdrift
-
sikre etterlevelse uten å bremse organisasjonen
-
bruke eksisterende data og kunnskap på en trygg måte
Vi flytter ikke informasjonen.
Vi skaper struktur rundt den.
Hva dere oppnår
Kontroll som fungerer i praksis
Med Iconfirm får ledelsen:
-
reell oversikt – ikke flere rapporter
-
kontroll på informasjon gjennom hele livsløpet, fra den skapes til den slettes
-
dokumentert etterlevelse på tvers av regelverk
-
bedre beslutningsgrunnlag for risiko, drift og videre utvikling
-
et trygt fundament for å bruke data og ny teknologi
-
mindre avhengighet av enkeltpersoner
Kort sagt: kontroll som kan brukes i praksis – og som gir handlingsrom.
Iconfirm valgt til nasjonal rammeavtale for styring av personvern i leverandørkjeden
Iconfirm er valgt som del av leverandørteamet i DFØs nye rammeavtale for skybaserte tjenester som styrker offentlig sektors kontroll med personvern i leverandørkjeden. Avtalen, inngått av Direktoratet for forvaltning og økonomistyring gjennom Markedsplassen for skytjenester, omfatter 314 offentlige virksomheter og har en ramme på inntil 95 millioner kroner.
Sammen med Deloitte leverer Iconfirm løsninger som reduserer manuelt arbeid, gir bedre oversikt og sikrer etterlevelse av GDPR og andre personvernkrav hos tredjepartsleverandører. Avtalen er også en del av et bredere samarbeid mellom Iconfirm og Deloitte som nå dekker Norge, Sverige og Danmark.
Sandefjord kommune
Fra utfordringer til full kontroll
Før ICONFIRM hadde Sandefjord kommune verdens lengste og bredeste Excel-ark som var tungvint å jobbe i. I dag har de samlet alle systemoversikter på tvers i kommunen med ICONFIRM sin løsning,
"ICONFIRM har sørget for at vi har en robust løsning som dekker våre behov innenfor GDPR, IKT og arkiv. Vi bruker også løsningen på flere områder innenfor tjenester vi har i vår innbyggerapp. I tillegg er løsningen til ICONFIRM enkel i bruk og den tilrettelegger for integrasjoner. Vi benytter blant annet en Office 365 flow-integrasjon som er veldig kraftig med mange nyttige funksjoner".
- Sondre Andersen, IT-sjef og leder for smartby Sandefjord kommune
System-/ leverandørregister
- Systemeier/-ansvarlig
- Risikobasert oppfølging
- Arkitektur og sikkerhetsinfo
- Avtaleforhold
- Autogenerering databehandleravtaler
- Datakatalog og arkivplan
Risikovurderinger
- Risiko og sårbarhetsanalyser
- Personvernkonsekvens-vurderinger (DPIA)
- Ressursbank for risikoscenarier og tiltak
- Versjonering og endringslogger
Samtykker/Fullmakter
- Presisjonsverktøy som også kan håndtere foresatte eller vitner
- Sikre at data ikke deles før samtykke foreligger
- Synkronisering på tvers av systemer
Rapporter og dashbord
- Søk- og filtrerbare oversikter
- Ledelsesrapporter
- Behandlingsprotokol
- Ansvarsmatriser
- Varslinger med samlerapporter
Prosessregister
- Delegert ansvar
- Behandlingsaktiviteter med formål og juridisk grunnlag
- Informasjonsverdi og risikovurderinger
- Tjenestekatalog og dokumentasjons-forvaltning
Avvikshåndtering
- Enkel varsling
- Delegert ansvar
- Rask respons
- Statistikk
Registrertes rettigheter
- Støtteverktøy for innsynsforespørsler og øvrige rettigheter
- Tilrettelagt for automasjon via APIene
- Personvernportal for samhandling og tillit
Integrasjoner og automasjon
- Strukturerte data
- Åpne APIer
- Synkronisering med øvrige fagsystemer
Nettdugnad «crowdsourcing»
- Bedre datakvalitet når data berikes der kunnskapen er
- Linjeorganisasjonen
- Fagmiljøer
- Leverandører
- Rollebaserte dashbord
Oppgavebehandling
- Styring av oppgaver med automatisk varsling
- Revisjoner
- Avvik
- Registrertes rettigheter
Dokumentsenter
- Samle relevante dokumenter med forskjellige muligheter for publisering
- Styringssystem
- Fullmakter
- Personvernerklæringer
- Versjonskontroll
Avansert databehandling
- Sikker plattform for deling av data
- Tilrettelagt for automatisering av sletting på tvers av systemer
- Pseudonymisering og splittet behandling
Hvorfor ledere velger Iconfirm
- Trygg styring gjennom hele informasjonslivsløpet – Fra data skapes til de slettes
- Risiko og etterlevelse integrert i drift – Ikke som separate prosjekter
- Struktur før utvikling – Et nødvendig fundament for effektiv bruk av data og teknologi
- Helhetlig modell i stedet for siloer – Én struktur på tvers av fagområder og roller
- Skalerbar på tvers av virksomhetstyper – Én løsning – mange kontekster
Hvem Iconfirm er til for
Iconfirm brukes av:
-
toppledelse og styre
-
ansvarlige for risiko, drift og etterlevelse
-
IT og sikkerhet
-
arkiv og informasjonsforvaltning
-
innkjøp og leverandøroppfølging
Alle jobber i samme struktur, med felles data og tydelige roller.
Noen av våre kunder
Våre kunder sier
Iconfirm forenkler hverdagen i vår kommune med en unik, tverrfaglig oversikt - og innsikt - over forvaltningen av data. Øyvind Rødland, Sikkerhetssjef Sandefjord kommune
Personvern handlar om å sikra dei registrerte sine rettigheiter og friheiter gjennom å behandla personopplysningane på ein trygg og sikker måte. Iconfirm bidreg til at me i Voss herad kan gjere dette på ein fleksibel, dynamisk og strukturert måte. Løysinga bidreg til at me no kan automatisere ulike prosessar og sikra at me etterlev dei krav og forventningar organisasjonen har til effektivitet og tilgjengeleggjering av informasjon. Trond Arne Myklebust, Leiar digitalisering og IT, Voss herad
Iconfirm har en unik løsning som passer godt inn i vår strategiske satsing. Samarbeidet er allerede er flagget internasjonalt i Deloitte. Kjersti A. Thrane Stathopoulou, Partner, Deloitte
Vil dere få kontroll på informasjon – og bruke den bedre? Vi viser dere gjerne hvordan Iconfirm gir ledelsen oversikt, styring og handlingsrom.
